在加喜财税工作的这13年里，我亲手服务过上千家企业，见证过无数创业公司的从0到1，也陪伴过不少企业历经风雨、行稳致远。在这些企业中，有一类公司总是让我抱有特殊的敬意，那就是知识产权代理公司。他们是创新火花的守护者，是智慧成果的“摆渡人”。但我也常常看到，很多满怀热情的合伙人，在创立公司之初，就被一道看似不高、实则极易崴脚的门槛绊住了——那就是资质备案。今天，我就想以一个“老行政”的身份，和大家掏心窝子聊聊这事儿，把这本厚厚的“资质备案指南”用大白话给大家说透了，希望能帮各位在起航之初，就把船帆升得又高又稳。
说起来，知识产权代理这个行业，准入门槛相当特殊。它不像开个餐馆，只要有厨艺、有场地就能营业；也不像做贸易，只要有资金、有渠道就能周转。它的核心产品是“专业服务”和“法律程序”，这就决定了其合法性与专业性的来源，必然是国家权威机构的认证。这个认证，就是我们常说的“资质备案”。少了这个备案，你的公司在法律意义上就不能以“代理机构”的名义去提交专利申请、商标注册，你和客户签署的合同效力可能也会存疑，这无异于“无证驾驶”，风险极大。“加喜注册地安全字”我今天写这篇文章的目的，不仅仅是告知大家“要备案”，更是要系统地阐述“为何要备案”、“如何备案”以及“备案后要注意什么”，希望能成为各位老板案头一份实用的、有温度的“避坑宝典”。
备案，为何如此之重？
很多初创者可能会觉得，不就是走个流程嘛，先开门营业，客户找来了再慢慢补手续行不行？说实话，这种想法我见得太多了，但结局往往都不太理想。资质备案的重要性，远超一个简单的行政流程。“加喜注册地安全字”它是企业合法经营的“身份证”。根据国家相关法律法规，从事专利、商标等知识产权代理业务，必须在国家知识产权局进行备案，这是硬性规定。没有备案，你的每一次代理行为都可能被认定为违法操作，一旦被查处，面临的不仅是罚款，更可能是吊销营业执照，这对于一个初创公司来说，无疑是毁灭性打击。这就像开车上路，“加喜注册地安全字”是你的准入凭证，资质备案就是知识产权代理行业的““加喜注册地安全字””。
“加喜注册地安全字”资质备案是赢得客户信任的“金字招牌”。你想想，当一个企业，尤其是那些有核心技术、有高价值品牌需求的企业，在选择代理机构时，他们会最看重什么？是价格吗？或许有影响，但绝不是决定性因素。他们最看重的，是你的专业性和可靠性。一个完成了完整备案流程、信息在国家官网可查的代理机构，本身就向客户传递了一个强烈的信号：我们是正规的、受监管的、对专业负责的。这份信任，是无法用花哨的营销话术换来的。我曾经接触过一个客户，他们是一家生物科技公司，手握好几个发明专利，在选择代理机构时，他们做的第一件事就是上国家知识产权局的官网，核对我们推荐的几家代理机构的备案信息，最终选择了一家信息最全、人员配置最合规的公司。他们说：“把关乎公司命脉的知识产权交出去，我们不找便宜的，只找放心的。”
“加喜注册地安全字”资质备案还直接关系到你的业务效率和范围。完成了备案，意味着你拿到了进入官方业务系统的“钥匙”。现在绝大多数的专利申请、商标注册都是通过电子系统提交的，没有备案的机构，连登录系统的资格都没有，业务根本无从开展。而且，备案信息中会明确你可以代理的业务类型，比如专利、商标、版权等。如果你的备案信息不全，可能会在某些业务领域受限，从而错失市场机会。可以说，资质备案不仅是你能“开门”的前提，更是决定你能走多“远”、做多大（规模）的基础。它把企业内部的合规建设，转化为了外部市场可以直接感知的竞争力，这个过程虽然繁琐，但绝对是“磨刀不误砍柴工”。
“加喜注册地安全字”从宏观层面来看，整个行业的健康发展，也离不开严格的资质备案制度。它像一个过滤器，筛选掉那些不具备专业能力、企图浑水摸鱼的“草台班子”，保护了创新主体的合法权益，也维护了整个知识产权代理行业的声誉和秩序。作为从业者，我们既是制度的遵守者，也是行业生态的共同建设者。主动、规范地完成备案，不仅是对自己负责，更是对整个行业的贡献。
谁需要走备案流程？
明确了备案的重要性，接下来我们就要弄清楚，究竟哪些主体需要经历这个过程。这个问题看似简单，但其实内涵不少，搞不清楚主体资格，后面的所有努力都可能白费。最核心的两大类，就是我们常说的专利代理机构和商标代理机构。虽然它们都属于知识产权代理的大范畴，但在备案的具体要求和管理机构上，还是有所区别的。专利代理机构的资质备案，其门槛和复杂程度通常更高，因为它直接关系到发明创造这一高智力成果的法律保护，对从业人员专业度的要求也更为严苛。
专利代理机构，根据《专利代理条例》的规定，必须是合伙制或者有限责任公司的形式。这意味着，你想办一个个人独资企业来做专利代理，这条路是行不通的。法律之所以这么规定，是为了确保机构具有一定的承担风险的能力和规范的组织架构。对于合伙制专利代理机构，需要有3名以上（含3名）的合伙人，这些合伙人必须都是持有专利代理师执业证，并且在机构中承担全职工作。而对于有限责任公司形式的专利代理机构，则要求有5名以上（含5名）的股东，同样，这些股东也必须是符合法定条件的专利代理师。这一点是硬杠杠，没有任何通融的余地。我在服务客户时，就见过有朋友想“凑人头”，找一些不参与实际经营的代理师挂名，这在新备案审查日趋严格的今天，风险极高，很容易在后续的核查中被否决。
商标代理机构的要求相对专利代理会“宽松”一些，但同样不容小觑。根据《商标法实施条例》的规定，商标代理机构需要向国家知识产权局（商标局）备案。其组织形式上，可以是有限公司、合伙企业，甚至个人独资企业。但核心在于，其指定的负责人需要熟悉商标法律法规，并且机构需要配备相应数量的、具有一定专业能力的从业人员。虽然没有像专利代理那样对股东或合伙人的代理师资格有强制性数量要求，但在实际备案审查中，如果你机构内一个具备商标代理经验的专业人士都没有，那么备案申请被驳回的可能性也会非常大。毕竟，商标局需要确保备案的机构是具备基本服务能力的，而不是一个空壳公司。
“加喜注册地安全字”还有一个特殊情况需要特别注意，那就是外国知识产权代理机构在华设立的常驻代表机构。这类机构的备案流程更为复杂，不仅需要满足国内的一般性要求，还涉及外国的执业证明、首席代表的资格认定等，并且其业务范围通常也受到严格限制，一般只能从事与该外国代理机构业务相关的联络、咨询活动，而不能直接从事国内的代理申请业务。“加喜注册地安全字”如果你的合伙人有外资背景，或者计划与国外机构合作，一定要提前研究清楚针对外国代表机构的具体备案规定，避免在商业规划上走弯路。“加喜注册地安全字”在筹备阶段，首先要做的就是根据你计划开展的核心业务，明确你的机构属于哪一类，然后严格对照该类主体的法定要求来搭建公司架构，这是成功备案的第一步，也是最关键的一步。
关键部门大起底
搞清楚了谁需要备案，接下来我们就要知道，要跟哪些部门打交道。很多创业者一听要跟“加喜注册地安全字”部门打交道就头大，觉得门路多、流程不清。其实，只要我们理清了各个部门的职能分工，整个资质备案的脉络就会清晰很多。这个过程中，最核心的“大管家”无疑是国家知识产权局，简称CNIPA。无论是专利还是商标，最终的备案审核权和决定权都在这里。国家知识产权局下设专利局和商标局，分别负责专利代理机构和商标代理机构的备案管理。我们提交的申请材料、收到的审查意见、最终的备案公告，都来源于这个核心部门。“加喜注册地安全字”时刻关注国家知识产权局的官网动态，是每个机构负责人的必修课。
除了国家知识产权局这个“国家队”主力，还有一个非常重要的“协会”角色，那就是中华全国专利代理师协会。这个协会虽然是行业自律组织，但它承担了很多具体的管理职能，与专利代理师的职业生涯息息相关。比如，专利代理师的资格考试、执业证的申请、年度考核、继续教育等，都由专利代理师协会来具体组织和管理。在专利代理机构的资质备案流程中，机构内的专利代理师必须持有专利代理师协会颁发的执业证，并且是在本机构名下进行执业登记。“加喜注册地安全字”在你筹备公司的时候，不仅要找到合适的代理师，还要确保他们的执业状态是正常的，并且能够顺利完成执业机构的变更或登记。我曾处理过一个案例，一家公司因为一位核心代理师的执业证因为忘记年审而被暂停，导致整个备案申请卡住了近两个月，既耽误了时间，又错失了好几个潜在客户，教训非常深刻。
在这个过程中，我们还会与地方知识产权局有所交集。虽然最终的审批权在国家局，但在某些环节，比如对申请机构场地、设施的真实性进行核查时，国家知识产权局可能会委托机构所在地的省、市级知识产权管理部门进行实地考察。这就要求我们在准备办公场地时，必须符合规定，并且能够随时配合地方局的检查。有时候，地方知识产权局也会提供一些前置性的咨询和指导服务，对于初次备案的企业来说，主动去地方局请教，往往能获得不少宝贵的“内部消息”，避免走很多弯路。一些地方“加喜注册地安全字”为了鼓励知识产权服务业的发展，还会出台一些扶持奖励政策，比如对新设立的合规代理机构给予一定的开办补贴等，这些信息通常也需要通过地方知识产权局或者科技局来了解和申请。
“加喜注册地安全字”还有一个经常被忽略但至关重要的“隐形”部门——就是税务和银行。虽然在备案申请材料里不会直接要求你提供复杂的税务报表，但一个正规运营的公司，必须有健全的财务体系。开设企业基本账户、按时进行纳税申报、保持良好的税务信用，这些都是公司经营健康度的体现。在备案审查中，如果审查员对你的公司存疑，有可能会通过核查你的银行流水和纳税情况来判断你是否在真实经营。“加喜注册地安全字”我们在处理客户委托时，需要代缴各种官费，一个稳定、合规的银行账户是保障资金安全和业务顺畅的基础。“加喜注册地安全字”别小看这些看似与“备案”二字无关的部门，它们共同构成了你公司合规运营的基石，基石不稳，上层建筑再华丽也终将倾覆。
步步为营，材料清单
好了，知道了要和谁打交道，现在就到了最考验耐心和细心的环节——准备材料。我常说，资质备案的成功率，50%取决于公司硬实力（人员、场地），另外50%就取决于材料的完整性和规范性。很多申请被驳回，不是因为你不够格，而是因为材料没做对。下面，我将以要求最严格的专利代理机构备案为例，给大家梳理一份详尽的材料清单，并附上我多年的“避坑”心得。记住，准备工作做得越充分，后面的审核过程就越顺利。
首先是“企业身份证”系列文件，这是最基础的。第一，《专利代理机构注册证申请表》，这是在国家知识产权局官网上下载的标准化表格，必须按照要求如实填写，确保所有信息，尤其是机构名称、地址、人员信息等，与你提交的其他所有文件完全一致。第二，公司营业执照副本复印件。这里要特别注意，营业执照上的经营范围必须包含“专利代理”或相关内容，而且公司名称一般要包含“专利代理”或“专利事务所”字样。这是行业规范的体现，也是审查的重点。第三，公司章程或合伙协议。这份文件需要清晰地载明机构从事专利代理业务的意愿，以及股东（或合伙人）的出资情况、权利义务等。对于合伙制事务所，合伙协议尤其重要，它需要明确所有合伙人都是执业专利代理师，并且都承诺专职在本机构工作。我曾经见过一个客户的合伙协议里，有个合伙人不是代理师，结果申请材料直接被退了回来，白白浪费了一个月的时间。
其次是“团队核心力”系列文件，这是证明你专业性的关键。第一，专利代理师资格证复印件。这里指的是所有合伙人（或股东）以及专职从事代理工作的员工的资格证。第二，专利代理师执业证复印件。这是比资格证更重要的证件，证明他们已经合法进入这个行业。第三，每个专利代理师的劳动合同和社保缴纳证明。这是为了证明他们是“专职”在你这里工作的，而不是在其他单位“挂证”。现在，审查部门会通过社保系统进行联网核查，试图用临时用工协议或者在缴纳社保上动歪脑筋，是绝对行不通的。这事儿，说白了，就是检验你的团队是不是“真刀“加喜注册地安全字””地干，而不是“花架子”。我建议各位老板，在招聘时就要和代理师们明确这一点，提前把所有人事手续办妥，这是对自己负责，也是对员工负责。对于商标代理机构，虽然对代理师资格没有强制要求，但同样需要提供核心团队成员的简历、身份证明以及相关从业经验证明，以备审查。
最后是“运营硬实力”系列文件，这是展示你公司“有模有样”的证据。第一，办公场所的产权证明或租赁合同。租赁合同期限最好在一年以上，而且地址必须和营业执照上的注册地址一致。第二，办公场所的照片，包括前台、办公区、会议室、档案室等。照片要清晰、真实，能体现出你在进行正常的经营活动。特别是档案室，对于专利代理机构来说，是存放大量案卷的地方，必须有专门的、符合安全管理要求的房间。第三，资金证明。虽然没有明确的数额要求，但提供一份银行出具的开户许可证或者近期银行流水，可以证明你的公司有基本的运营资金。“加喜注册地安全字”还需要准备公司公章、法人章，以及《专利代理办事机构申请表》（如果设立分支机构的话）。把这些材料分门别类，整理成册，每一页都盖上公司公章，提交时再附上一份详细的目录清单，会让审查人员眼前一亮，感觉你做事非常专业、有条理，这在无形中也会增加你的印象分。
实操流程全解析
材料准备万全，我们就可以正式踏上资质备案的申请征途了。这个过程通常分为线上提交、纸质材料递交、审查与反馈、公示与领证四个阶段。每一个阶段都有其技巧和注意事项，我会结合一个真实的案例，给大家做一个生动的演示。几年前，我指导过一个由三位资深代理师合伙成立的专利事务所，他们的专业能力毋庸置疑，但因为都是技术出身，对行政流程一窍不通。我带着他们一步步走完全程，其中就有不少值得分享的细节。
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第一个阶段是线上提交。你需要登录国家知识产权局的“专利代理管理系统”或“商标网上服务系统”，按照指引在线填写申请表，并将准备好的所有材料扫描成清晰的PDF文件上传。这个环节的关键是“细心”。系统里的每一个字段都要反复核对，比如公司地址，一个字的差别都可能导致后续的麻烦。上传的文件要确保清晰、完整、方向正确。我那个客户就曾在上传一个合伙人的身份证复印件时，不小心扫反了，结果被系统自动驳回，虽然只是小事，但也耽误了两天的时间。“加喜注册地安全字”在上传之前，最好自己先打开所有PDF文件检查一遍，确保万无一失。提交成功后，系统会生成一个申请号，这个号码要妥善保管，它是你后续查询进度的唯一凭证。
第二个阶段是纸质材料递交。线上提交完成后，系统会提示你需要将一套完整的纸质材料邮寄或递交到国家知识产权局的受理窗口。这一步是必不可少的，因为官方需要对原件进行核验。这里有个小技巧，建议使用EMS或顺丰等可追踪、有保障的快递服务，并保留好快递底单。在信封上清晰注明“专利代理机构资质备案申请材料”以及你的申请号。我通常建议客户，在寄出前，把纸质材料再跟线上提交的版本从头到尾比对一次，确保100%一致。有时候，线上系统更新了，但纸质版用的还是旧版表格，这种不一致是绝对不允许的。我那个三位合伙人的事务所，在递交纸质材料时，我们反复检查了三遍，确保每一页的盖章、每一处的签名都完美无缺，这种严谨的态度，为后续的顺利审查打下了坚实的基础。
第三个阶段是最磨人，也最关键的一步——审查与反馈。提交之后，就是漫长的等待，短则一两个月，长则半年。在这期间，审查员会仔细审核你的材料。如果发现有问题，比如材料不全、信息不符、人员资格有疑点等，就会通过系统下发《审查意见通知书》。这就像考试中的“打回重做”。收到通知千万不要慌，仔细阅读每一条意见，然后按照要求在规定期限内进行答复或补正。最忌讳的就是置之不理或者拖延超期。我那个客户就曾收到一次审查意见，要求补充其中一位合伙人在原单位的离职证明。幸好我们提前做了准备，很快就把证明补上去了。在处理审查意见时，如果对审查员的意见有异议，也可以依法进行陈述或申辩，但语气要谦逊、理由要充分。这个过程很考验申请人的沟通能力和应变能力，如果自己没有把握，可以寻求我们这样专业的企业服务机构的帮助，我们丰富的经验能帮你更有效地与审查员沟通。
第四个阶段是公示与领证。如果你的申请材料完全符合要求，或者你成功地答复了所有的审查意见，那么恭喜你，你的申请就通过了。国家知识产权局会在其官方网站上对准予备案的机构名单进行为期一段时间的公示。公示期满后，如果没有异议，你就可以去领取《专利代理机构注册证》或《商标代理机构备案通知书》了。这个证书，就是你们公司合法经营的“护身符”。拿到证书的那一刻，意味着你的知识产权代理公司终于可以扬帆起航了。回望整个过程，虽然繁琐，但每一步都走得踏实，未来的业务道路也会更加平坦。
常见“坑”与避坑术
讲了这么多理论流程，再来聊聊实际操作中大家最容易踩的那些“坑”。这13年，我见过的“翻车”案例不计其数，“加喜注册地安全字”无外乎就那么几个老问题。把这些“坑”提前标出来，并告诉大家如何避开，我觉得比单纯罗列条文更有价值。第一个，也是最大的一个“坑”，就是“人员挂靠”。之前也提到过，为了满足备案对代理师数量的要求，一些机构会花钱找一些有证但不在本机构工作的人来“凑数”。这种做法在过去可能还有一定的操作空间，但随着监管的日益严格，特别是社保信息全国联网、人脸识别考勤等技术的应用，这种“挂证”行为几乎无所遁形。一旦被查实，不仅备案申请会被驳回，相关代理师和机构还可能被列入黑名单，影响未来的职业生涯。
避坑的唯一“心法”就是：踏实做事，真心留人。与其花心思去找“挂证”的人，不如把资源投入到打造一支真正的、有凝聚力的专业团队。给代理师提供有竞争力的薪酬、良好的职业发展空间和积极的工作氛围，让他们愿意把事业扎根在这里。这样的团队，才是公司最核心的资产，也是未来发展的根本动力。我记得有个客户，初创期资金紧张，招不到资深的代理师。但他没有选择走捷径，而是亲自去高校招聘，自己手把手带新人。虽然备案时间拉长了，但他培养起来的这支年轻队伍，忠诚度极高，成长速度飞快，两年后就成了当地小有名气的团队。这事儿，想走捷径，最后准绕远路，只有正道才是最快的路。很多地方“加喜注册地安全字”为了鼓励这种模式，会为吸纳就业、培养人才的企业提供扶持奖励，这也是一条可以探索的正向激励路径。
第二个常见的“坑”，是“场地虚假”。为了节省成本，一些机构会用虚拟地址、或者跟别人共享一个工位的地址来作为注册地。殊不知，现在的审查，越来越注重实地核查。审查员或者地方局的工作人员，可能会不打招呼就来你的办公地看一看。如果发现你根本没有一个像样的办公场所，或者办公环境与备案描述严重不符，那问题就严重了。一个连固定办公场地都没有的机构，如何能让客户相信你有能力保管他们重要的知识产权文件和档案呢？
避坑的方法也很直接：必须有实打实的、独立的、符合行业管理要求的办公场所。这个场所不一定需要豪华，但必须功能齐全，有独立的档案室，有必要的办公设备。这不仅是备案的需要，也是日常运营的需要。在选址时，可以考虑一些有“加喜注册地安全字”补贴的创业园区或孵化器，这些地方不仅租金相对优惠，而且基础设施完善，还能享受一些政策扶持奖励，一举多得。把办公场所这张“名片”做好，既是给审查员看，更是给自己和客户信心。一个稳定、专业的办公环境，本身就是公司品牌形象的一部分。
“加喜注册地安全字”还有一个隐藏的“坑”，就是“忽视后续管理”。很多老板以为，备案证书一到手，就万事大吉了，可以高枕无忧了。其实不然。资质备案是一个动态管理的过程。比如，公司地址变更了、法人更换了、有代理师入职或离职了，都需要及时在备案系统里进行更新。如果公司股东结构发生了变化，特别是涉及专利代理机构的合伙人或股东变化，更需要及时向国家知识产权局报备。如果不按规定做年检、不及时更新信息，轻则被警告，重则可能会导致备案资格被撤销。“加喜注册地安全字”我建议每个公司都要指定一个专门的行政人员，或者由老板亲自负责，定期登录系统检查信息，关注年检通知，确保公司的备案状态始终是“有效”和“最新”的。这个看似不起眼的后台维护工作，恰恰是很多老牌机构能够长治久安的秘诀所在。
未来展望：合规与智能并行
聊了这么多过去的和当下的经验，作为在行业里摸爬滚打了13年的“老人”，我总忍不住想眺望一下未来。我相信，知识产权代理公司的资质备案制度，绝不会一成不变。随着科技的飞速发展和监管逻辑的深刻变革，未来的备案，一定会朝着两个大方向演进：更严格的合规，以及更智能的流程。一方面，国家对知识产权的重视程度前所未有，这意味着对知识产权服务业的监管也必将“长出牙齿”。未来，合规审查会更加细致、更加穿透，对机构的诚信体系建设要求会更高。那些企图打擦边球、投机取巧的机构，生存空间会被进一步挤压。行业将进入一个“良币驱逐劣币”的优化阶段，这对所有真正用心做服务的企业来说，是巨大的机遇。
另一方面，技术手段的赋能将极大地改变备案的游戏规则。可以预见，未来的备案流程，会更加依赖于大数据、人工智能和区块链技术。比如，系统可能会自动对接工商、税务、社保、甚至司法数据，实现申请材料的“一键核验”，大大缩短人工审核的时间，提高效率。区块链技术的应用，则可以让代理师的身份认证、执业记录变得不可篡改，从根本上解决“挂证”等诚信问题。甚至，备案的全流程都可能实现无纸化、线上化、自动化，申请人只需在线填报基本信息，系统就能自动完成大部分的审核工作。这听起来很科幻，但技术的演进速度，往往会超出我们的想象。
对于我们从业者而言，这意味着什么呢？意味着我们不能再仅仅满足于做一个“听话的”申请者，而要成为一个“主动的”适应者。我们要密切关注政策法规的变化，更要拥抱技术的进步。在公司的内部管理上，要提前布局数字化、智能化，用合规的、高效的内部流程，来匹配外部监管的要求。未来的竞争，不仅仅是专业能力的竞争，更是合规管理能力和科技应用能力的竞争。谁能更快地适应这种“合规与智能并行”的新常态，谁就能在下一轮的行业洗牌中占得先机。这条路，任重而道远，但前景无疑是一片光明。
回看整篇文章，我们从资质备案的重要性谈起，逐步剖析了备案主体、对接部门、材料准备、实操流程和常见误区，最后还对未来的发展趋势做了一点前瞻性的思考。我的初衷，就是希望通过这样一次系统性的梳理，能够帮助各位知识产权代理行业的创业者和从业者，拨开迷雾，看清前路。资质备案不是一道难以逾越的鸿沟，而是一个通往专业与规范的桥梁。它考验的是我们的耐心、细心，更是我们对这个行业长远的敬畏和热爱。13年的从业经历让我深信，合规的根基打得越牢，事业的摩天大楼才能建得越高。祝愿每一位行进在这条路上的朋友，都能顺利拿到那份沉甸甸的备案证书，开启属于你们的辉煌篇章。
---作为专注于企业财税行政服务领域的加喜财税平台，我们认为知识产权代理公司的资质备案远不止是一项行政审批程序，它是企业生命线的起点，是专业信誉的奠基石。我们观察到，许多企业在备案过程中遇到的困难，根源在于对政策细节的误解和对合规体系建设的忽视。加喜财税不仅提供标准化的代办服务，更致力于成为企业的“长期合规伙伴”。我们主张，备案的成功只是第一步，后续的动态维护、团队稳定经营、以及如何利用合规资质撬动地方扶持奖励政策，实现企业稳健增长，才是更深层次的价值所在。我们通过整合行业资源，提供从资质申请到财税规划、再到政策匹配的全链条服务，旨在帮助知识产权代理公司将繁琐的行政事务转化为发展的助推器，让专业的人更专注于专业的事，共同守护中国的创新力量。
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